Callbot tuyển sinh là giải pháp tổng đài AI được phát triển dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo và tối ưu hóa nhằm phục vụ mục đích tuyển sinh tại các cơ sở đào tạo.
Không chỉ thúc đẩy xu hướng tự động hóa trong giáo dục, callbot còn tạo nên những tác động mạnh mẽ, định nghĩa lại quy trình và gia tăng hiệu quả tuyển sinh của các trường, viện, tổ chức đào tạo.
Bài viết này sẽ mang đến cái nhìn tổng quan về khái niệm, tác động và hướng dẫn cách triển khai callbot tuyển sinh hiệu quả. Đi kèm với mỗi nội dung sẽ có ví dụ minh họa để giúp bạn dễ hình dung nhất về ứng dụng của callbot.
1. Callbot tuyển sinh là gì?
Callbot tuyển sinh là giải pháp trí tuệ nhân tạo có chức năng như một “tổng đài viên”, giúp tự động thực hiện và tiếp nhận các cuộc gọi với phụ huynh, học viên, nhằm giới thiệu chương trình đào tạo và giải đáp các thắc mắc có liên quan đến quá trình ứng tuyển.
Callbot tuyển sinh hỗ trợ phụ huynh, học viên trong quá trình tìm hiểu về chương trình đào tạo và quy trình ứng tuyển.
Ứng dụng callbot trong hoạt động tuyển sinh đang là xu hướng được nhiều cơ sở giáo dục ưa chuộng, đặc biệt vào mùa cao điểm thi tuyển. Callbot có thể tiếp nhận cuộc gọi và trả lời các câu hỏi về chương trình học, cách thức ứng tuyển,… một cách nhanh chóng, chính xác, tận tình với các học viên, chẳng hạn như:
Ngay khi callbot tuyển sinh tiếp nhận cuộc gọi:
- Callbot: Khoa Quốc tế Đại học AI xin chào!
- Người dùng: Cho em hỏi điều kiện xét học bạ là gì ạ?
- Callbot: Điều kiện xét học bạ là: Tổng điểm trung bình 5 học kỳ đầu trong chương trình trung học phổ thông (lớp 10, lớp 11 và kỳ 1 lớp 12) đạt từ 30 điểm trở lên.
- Người dùng: Vậy thủ tục gồm những gì ạ?
- Callbot: Hồ sơ xét học bạ cơ bản bao gồm: đơn đăng ký xét tuyển, học bạ 1 bản công chứng, bằng trung học phổ thông hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp trung học phổ thông 1 bản công chứng, 3 ảnh 3×4 chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, căn cước công dân 3 bản công chứng và lệ phí xét tuyển
- Người dùng: Vâng, em cảm ơn ạ
- Callbot: Nếu cần thêm thông tin, bạn có thể liên hệ Trường Quốc tế Đại học AI, số điện thoại 024512345678, hoặc trực tiếp inbox fanpage trường nhé!
Bên cạnh đó, callbot tuyển sinh còn có thể thực hiện cuộc gọi tư vấn tới những học viên, khách hàng trong cơ sở dữ liệu, dựa trên kịch bản có sẵn. Dưới đây là một ví dụ minh họa:
- Callbot: Chào [tên người dùng], chị liên hệ với em từ phòng tuyển sinh Đại học AI. Có phải em đang quan tâm Đại học AI không?
- Người dùng: Dạ vâng, đúng rồi ạ.
- Callbot: Em học lớp 12 trường nào, tỉnh nào nhỉ?
- Người dùng: Em học ở Bắc Giang, trường Chuyên Bắc Giang ạ.
- Callbot: Hiện tại em đang quan tâm đến thông tin nào của trường để chị tư vấn cho em. […]
Như vậy, có thể thấy, callbot có thể thực hiện các chức năng cơ bản như một tư vấn viên trong trường học, hỗ trợ tiếp nhận thông tin, phản hồi thắc mắc, giới thiệu chương trình, theo cách tự nhiên và chính xác.
->Tìm hiểu thêm về các ứng dụng của Callbot tuyển sinh tại đây.
2. Callbot sẽ thay đổi quá trình tuyển sinh như thế nào?
Triển khai giải pháp trí tuệ nhân tạo – AI callbot – được cho là một bước tiến lớn, làm thay đổi cách các trường, cơ sở giáo dục tư vấn tuyển sinh và sàng lọc thí sinh tiềm năng.
-> Tìm hiểu thêm về một số ảnh hưởng của AI tới lĩnh vực Giáo dục tại đây.
2.1. Tiếp cận tệp ứng viên quy mô lớn
Với khả năng thực hiện cuộc gọi tự động, callbot giúp các cơ sở đào tạo tiếp cận và truyền tải thông tin tuyển sinh đến một lượng lớn ứng viên. Dựa trên bộ dữ liệu có sẵn về phụ huynh và học viên, cùng với kịch bản đã được thiết lập và tinh chỉnh, callbot sẽ là “tư vấn viên ảo” có thể thực hiện cùng lúc hàng nghìn cuộc gọi, hoạt động ổn định, liên tục 24/7.
Thay vì phải duy trì đội ngũ tư vấn hàng chục nhân sự, mỗi người chỉ có thể thực hiện cuộc gọi tiếp cận đến một ứng viên, thì với giải pháp callbot thông minh như VinBase Callbot (do VinBigData phát triển), các cơ sở đào tạo có thể mở rộng không giới hạn số lượng cuộc gọi sẽ thực hiện.
Đáng nói, không chỉ về số lượng mà callbot còn đảm bảo về chất lượng cuộc gọi. Thông qua việc trò chuyện với callbot, ứng viên có thể tìm được thông tin và giải đáp thắc mắc bất cứ khi nào cần thiết, một cách nhanh chóng và thuận tiện. Chất lượng đàm thoại của giải pháp VinBase Callbot được đánh giá là tự nhiên, giúp nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của phụ huynh và học viên.
2.2. Sàng lọc ứng viên dựa trên mức độ quan tâm
Không chỉ thực hiện nhiệm vụ hỏi đáp đơn thuần, hiện nay, các callbot cũng có thể được lập trình để chủ động tư vấn cho ứng viên về các khóa học phù hợp với kỹ năng và sự quan tâm của họ.
Trong quá trình đàm thoại, callbot có thể hỏi ứng viên về lịch sử học thuật, mục đích tìm kiếm khóa học hay một số câu hỏi chi tiết hơn để đánh giá mức độ phù hợp ứng viên đối với chương trình đào tạo.
VinBase Callbot có khả năng tư vấn và sàng lọc ứng viên dựa trên mức độ quan tâm tới chương trình đào tạo.
Nếu ứng viên có mức độ quan tâm cao và thỏa mãn các tiêu chí cần tuyển, callbot sẽ cung cấp cho họ thông tin chi tiết về chương trình học, yêu cầu đầu vào và quy trình xét tuyển. Nếu ứng viên không phù hợp, callbot có thể gợi ý một số lựa chọn tối ưu hơn. Đáng nói, nội dung tư vấn đều được callbot tuyển sinh tự động cá nhân hóa, đảm bảo đáp ứng linh hoạt tùy từng ngữ cảnh giao tiếp.
2.3. Nuôi dưỡng ứng viên tiềm năng
Callbot là một công cụ hữu ích giúp các cơ sở đào tạo nuôi dưỡng và tạo dựng mối liên kết bền chặt với những ứng viên tiềm năng. Không dừng lại ở bước tiếp cận, hỏi đáp thông tin, đối với những ứng viên có mức độ quan tâm cao và phù hợp với chương trình đào tạo, callbot sẽ tự động nhắc nhở thời gian, lịch trình của những sự kiện quan trọng trong quá trình tuyển sinh.
Hơn nữa, nhằm tạo sự gắn kết với ứng viên, trong một số trường hợp, callbot tuyển sinh còn được trang bị tính năng tự động liên hệ chúc mừng các dịp lễ, sinh nhật và thông báo trúng tuyển.
Đặc biệt, với callbot tuyển sinh, các cơ sở đào tạo hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian chờ tiếp nhận, giải quyết khiếu nại xuống mức gần như bằng 0. Ngay sau khi tiếp nhận cuộc gọi, callbot có thể phản hồi lập tức hoặc nối máy đến bộ phận chuyên môn để xử lý, từ đó mang đến chất lượng dịch vụ tuyệt vời cho mỗi ứng viên.
“Tư vấn viên ảo” callbot mang đến sự hài lòng cho mỗi ứng viên khi gọi đến cơ sở giáo dục
Có thể nói, callbot rõ ràng là một giải pháp telemarketing hiệu quả giúp các cơ sở đào tạo xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các ứng viên tiềm năng, từ đó gia tăng tỷ lệ chuyển đổi và khả năng tuyển sinh thành công.
2.4. Quản lý thông tin thời gian thực
So với tổng đài truyền thống, callbot hoàn toàn nổi trội và thắng thế ở khả năng quản lý thông tin, xuất báo cáo theo thời gian thực. Các chỉ số về số lượng cuộc gọi, thời gian giữ máy, số người gọi mới,… đều được callbot tự động ghi lại và thể hiện bằng biểu đồ một cách thông minh, dễ hiểu.
Callbot thống kê dữ liệu cuộc gọi theo thời gian thực.
Từ đây, các cơ sở đào tạo có thể đánh giá được tiến độ và hiệu quả của chương trình tuyển sinh, khả năng tiếp cận đối với ứng viên, để từ đó, điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với thực tiễn triển khai.
3. Các bước chuẩn bị để ứng dụng callbot tuyển sinh hiệu quả
Để tận dụng triệt để các tính năng và triển khai callbot hiệu quả trong quá trình tuyển sinh, các cơ sở đào tạo cần chuẩn bị kỹ lưỡng các bước sau đây:
- Bước 1: Xác định mục tiêu của callbot tuyển sinh
Trước tiên, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể của việc sử dụng callbot tuyển sinh, bao gồm số lượng ứng viên tiềm năng, số lượng đăng ký, hoặc tỷ lệ chuyển đổi. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp cơ sở giáo dục lựa chọn các chức năng và tính năng cần thiết của callbot.
- Bước 2: Xây dựng kế hoạch triển khai callbot tuyển sinh
Sau khi xác định được mục tiêu, bước tiếp theo, bạn cần phát triển kế hoạch triển khai callbot tuyển sinh, với chi tiết các hạng mục như thời gian, KPI, các loại kịch bản cần có. Tùy vào mục tiêu của từng cơ sở giáo dục, kịch bản sẽ được thiết kế khác nhau, tuy nhiên, đều cần đảm bảo cả hai luồng gọi đi và gọi đến.
-> Tải ngay mẫu kịch bản callbot tuyển sinh chất lượng tại đây.
Callbot tuyển sinh cần được xây dựng với bộ kịch bản đa dạng, đảm bảo hai luồng gọi đi và đến
- Bước 3: Thiết lập tiêu chí lựa chọn callbot
Dựa trên nhu cầu thực tế của từng cơ sở giáo dục, có thể lựa chọn các giải pháp callbot khác nhau. Song, về cơ bản, để hoạt động ổn định và hiệu quả, callbot cần đáp ứng các tiêu chí như khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, năng lực phân tích dữ liệu và thống kê, khả năng mở rộng và tùy chỉnh.
- Bước 4: Đảm bảo sự đáp ứng về mặt hạ tầng
Cuối cùng, bạn cần kiểm tra lại mức độ đáp ứng của hệ thống hạ tầng mà cơ sở giáo dục hiện có. Hãy đảm bảo hệ thống Internet đủ mạnh và ổn định, hệ thống phát điện dự phòng hoạt động tốt để callbot có thể phục vụ 24/7 mà không có bất cứ gián đoạn nào.
4. Đột phá hiệu quả tuyển sinh với VinBase Callbot
Được phát triển bởi VinBigData, VinBase Callbot là lựa chọn hàng đầu nếu bạn đang cân nhắc triển khai callbot tuyển sinh cho cơ sở giáo dục của mình.
4.1. Vì sao nên ứng dụng VinBase Callbot trong chương trình tuyển sinh?
VinBase Callbot được phát triển dựa trên bộ dữ liệu lớn, mang đặc trưng của người Việt, do đó, có thế mạnh đặc biệt trong việc nhận dạng giọng nói tiếng Việt (mức độ chính xác trên 98%).
Như vậy, với VinBase Callbot, các trường học, cơ sở đào tạo có thể tiếp cận và tương tác tự nhiên, thân thiện với mọi đối tượng học sinh, sinh viên trên khắp lãnh thổ Việt Nam. Ngoài ra, hệ thống có khả năng khắc phục các nhiễu động đặc trưng của kênh thoại tổng đài và giải quyết các tiếng ồn môi trường để đem lại chất lượng hội thoại tốt nhất.
Dựa trên nền tảng công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) và hệ thống Dữ liệu lớn (Big Data) đa lĩnh vực, VinBase Callbot có thể lưu trữ thông tin cuộc gọi với thư viện giọng nói đa dạng (lên đến 25000 giọng) và hàng trăm kịch bản mẫu sẵn sàng triển khai.
Đây sẽ là giải pháp tối ưu giúp các cơ sở giáo dục thông báo, nhắc lịch, telemarketing hay chăm sóc học viên tận tình, hiệu quả.
-> Trải nghiệm ngay VinBase Callbot tại đây.
4.2. Các bước tạo lập luồng cuộc gọi với VinBase Callbot
Việc triển khai luồng cuộc gọi trên VinBase Callbot có thể được thực hiện đơn giản, nhanh chóng thông qua các bước sau đây:
- Bước 1: Liên hệ với VinBigData để tiến hành tạo tài khoản
- Bước 2: Truy cập đường dẫn: Integrations/Voice: click button “New Channel”
- Bước 3: Điền các thông tin cần thiết vào phần popup “create channel”
- Channel name
- Version: Lựa chọn version của bot nhằm lựa chọn kịch bản nghiệp vụ sẵn có cho bot như: hỏi đáp thông tin, tư vấn tuyển sinh,…
- Lưu ý: Tại đây, người dùng hoàn toàn có thể tùy chỉnh kịch bản sao cho phù hợp nhất với đặc thù của từng đơn vị
- Status: Connected/ Disconnect
- ASR Profile: lựa chọn ASR profile trong DS
- TTS Profile: lựa chọn TTS profile trong DS
- SIP Gateway: Địa chỉ IP, đầu số tổng đài của Vendor.
- SIP Channel variables: Thông số cấu hình do đối tác yêu cầu – nhập bằng code JSON
- Bước 4: Tiến hành chỉnh sửa các Channel đã kết nối
Với mỗi channel, người dùng có thể:
- Bật/ tắt Toggle để Connect/ Disconnect Channel
- Edit Channel/ Download installer/ Delete Channel
- Edit channel: Chỉnh sửa thông tin của channel (các trường như khi tạo mới).
- Download installer: Cho phép download bản cài đặt đã được lưu trước đó.
- Delete Channel: Cho phép người dùng có role là Owner được xóa channel
Kết luận
Callbot tuyển sinh là giải pháp hữu hiệu giúp các cơ sở giáo dục gia tăng khả năng tiếp cận, sàng lọc ứng viên dựa trên mức độ quan tâm, từ đó xây dựng kế hoạch telemarketing hướng đối tượng và cải thiện chất lượng tuyển sinh.
Để triển khai callbot tuyển sinh, cần cân nhắc và chuẩn bị những bước sau đây:
- Bước 1: Hoạch định mục tiêu của callbot tuyển sinh
- Bước 2: Phát triển kế hoạch ứng dụng callbot tuyển sinh
- Bước 3: Xác định tiêu chí lựa chọn callbot
- Bước 4: Kiểm tra mức độ đáp ứng của cơ sở hạ tầng
Liên hệ với VinBigData để được tư vấn thêm về chiến lược triển khai callbot:
- Fanpage: VinBigdata
- LinkedIn: VinBigData
- Email: info@vinbigdata.com
- Hotline: (024) 3 208 8208