VBD 
Ứng dụng tổng đài AI tuyển sinh đang là xu hướng được nhiều cơ sở giáo dục trên thế giới lựa chọn, nhằm tự động hóa quy trình tiếp cận học viên, đồng thời đảm bảo số lượng và chất lượng các cuộc gọi đến và đi phục vụ mục đích tư vấn.
Tuy nhiên, thực tế, không phải bất cứ kế hoạch triển khai tổng đài AI nào cũng đem lại hiệu quả tuyển sinh. Một số rào cản mà các cơ sở có thể phải đối mặt bao gồm: giải pháp tổng đài chưa đủ thông minh, hội thoại chưa tự nhiên; kịch bản chưa được tối ưu theo hành trình trải nghiệm hay các sự cố kỹ thuật thường xuyên xảy ra, làm gián đoạn hệ thống.
Bài viết này sẽ chỉ ra ba bí quyết hàng đầu giúp các trường, cơ sở giáo dục triển khai thành công tổng đài AI tuyển sinh. Hãy đọc đến cuối để “nằm lòng” một số điểm đáng chú ý trong quá trình ứng dụng giải pháp công nghệ này.
->Tìm hiểu thêm về lợi ích của Tổng đài AI tại đây.
1. Ứng dụng tổng đài AI trong tuyển sinh
1.1. Bài toán của các cơ sở giáo dục hiện tại
Các cơ sở giáo dục hiện tại gặp không ít khó khăn trong việc thu hút học viên tham gia ứng tuyển. Theo Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, năm 2022, tại nhiều trường đại học, số lượng học sinh ứng tuyển thực tế thấp hơn hàng nghìn so với mức chỉ tiêu. Một số nơi chỉ tuyển được 20% so với kế hoạch đề ra.
Nhiều cơ sở giáo dục gặp khó khăn trong công tác tuyển sinh
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến vấn đề này, trong đó, có thể kể đến sự hạn chế trong công tác thông tin, tiếp cận phụ huynh, học sinh. Nhiều cơ sở giáo dục không đạt chỉ tiêu tuyển sinh do thiếu nguồn nhân lực tham gia tư vấn, dẫn đến số lượng học sinh biết đến chương trình đào tạo còn thấp, hoặc chất lượng tư vấn chưa đồng đều, chưa thể đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của học sinh, nhất là trong những mùa cao điểm.
Ngoài ra, các cơ sở giáo dục còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý thông tin ứng viên. Một số thông tin quan trọng như sự kiện tư vấn tuyển sinh, lịch ứng tuyển,… chưa được gửi đến ứng viên tiềm năng một cách kịp thời, làm hao hụt một lượng đáng kể ứng viên tham gia xét tuyển.
1.2. Tổng đài AI tháo gỡ khó khăn trong tuyển sinh
Đứng trước bài toán nêu trên của các cơ sở giáo dục, tổng đài AI – giải pháp trí tuệ nhân tạo có khả năng tự động thực hiện và tiếp nhận hàng nghìn cuộc gọi cùng lúc, được xem là một giải pháp hữu hiệu.
Với khả năng tự động trả lời các câu hỏi phổ biến của học sinh và phụ huynh, tổng đài AI giúp cơ sở giáo dục tiết kiệm được không ít thời gian và chi phí cần thiết để tư vấn tuyển sinh.
Callbot tự động tư vấn và trả lời hàng nghìn học viên cùng lúc
Bên cạnh đó, giải pháp công nghệ này còn là chìa khóa hỗ trợ các cơ sở tăng cường năng lực chăm sóc khách hàng bằng cách cung cấp hàng ngàn các câu trả lời tự động và giải pháp cụ thể đối với từng tình huống.
Thay vì phải đến trường hoặc gọi điện thoại và đợi lâu để được hỗ trợ, học sinh và phụ huynh có thể tương tác với tổng đài AI bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu. Phản hồi của AI được đánh giá là nhanh chóng, chính xác, đảm bảo mỗi phụ huynh, học sinh đều được tư vấn một cách toàn diện và chất lượng.
Không chỉ tiếp nhận các cuộc gọi đến, dựa trên kịch bản được cài đặt sẵn, tổng đài AI sẽ tự động thực hiện các cuộc gọi đi nhằm tư vấn, giới thiệu chương trình đào tạo, cập nhật lịch ứng tuyển, sự kiện quan trọng,…. Từ đó cơ sở giáo dục có thể tối đa hóa kết nối và tương tác với các học sinh và phụ huynh một cách thông minh và hiệu quả.
Đáng nói, mọi số liệu liên quan đến cuộc gọi đều sẽ được hệ thống ghi lại, thống kê, biểu diễn bằng biểu đồ, nhằm giúp các cơ sở giáo dục phân tích hiệu quả thực tế và có cơ sở để tùy chỉnh kế hoạch sao cho tối ưu nhất.
Tóm lại, tổng đài AI là một công cụ hữu ích và hiệu quả trong việc tư vấn tuyển sinh của các cơ sở giáo dục. Tổng đài AI giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng cường năng lực chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin tuyển sinh hiệu quả và cải thiện trải nghiệm tương tác của học sinh và phụ huynh.
2. 3 bí quyết triển khai tổng đài AI giúp tuyển sinh hiệu quả
Dưới đây là ba bí quyết giúp các trường học, cơ sở giáo dục tận dụng được tối đa những lợi ích trên của tổng đài AI, từ đó gia tăng hiệu quả tuyển sinh.
2.1. Lựa chọn giải pháp tổng đài AI thông minh
Lựa chọn giải pháp tổng đài AI thông minh, phù hợp với nhu cầu và mục đích tuyển sinh là bí quyết đầu tiên mà các cơ sở giáo dục không nên bỏ qua. Dưới đây là một số yếu tố nên xem xét khi lựa chọn giải pháp tổng đài AI:
- Tính tương thích: Các giải pháp tổng đài AI phải có tính tương thích cao, dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có trong cơ sở giáo dục.
- Công nghệ: Giải pháp tổng đài AI nên được tích hợp những công nghệ hiện đại về xử lý ngôn ngữ và tiếng nói nhằm hiểu chính xác ý định của người dùng và phản hồi một cách tự nhiên, linh hoạt theo từng ngữ cảnh.
- Tính mở rộng: Giải pháp tổng đài AI cần có khả năng mở rộng để dễ dàng tích hợp các tính năng mới và cải tiến trong tương lai.
- Khả năng trích xuất báo cáo thông minh, chi tiết: Sau khi thực hiện và phản hồi các cuộc gọi, tổng đài AI cần được trang bị khả năng tổng kết, thống kê số liệu về hiệu quả cuộc gọi, phục vụ mục đích đánh giá và cải thiện chiến dịch tư vấn tuyển sinh.
VinBase Callbot là giải pháp tổng đài AI được phát triển bởi VinBigData. Giải pháp có khả năng mở rộng không giới hạn, xây dựng báo cáo chi tiết, dễ dàng tích hợp với các hệ thống sẵn có của cơ sở giáo dục.
Đặc biệt, đây là giải pháp tối ưu giúp các cơ sở giáo dục gia tăng cơ hội tuyển sinh. Với sự hỗ trợ của các công nghệ tiên tiến, VinBase Callbot có thể phát hiện ý định ứng tuyển, chuyển tiếp cuộc gọi đến nhân viên tư vấn phù hợp, tự động tạo danh sách ứng viên tiềm năng hay thậm chí cá nhân hóa trải nghiệm của ứng viên trong quá trình đàm thoại, tương tác.
Ứng dụng VinBase Callbot đem lại hiệu quả vượt trội đối với quá trình tuyển sinh
->Tìm hiểu thêm về ứng dụng VinBase Callbot tại đây.
2.2. Xây dựng kịch bản tổng đài AI tối ưu
Cùng với một giải pháp tổng đài thông minh, các cơ sở giáo dục cần xây dựng được bộ kịch bản tối ưu hành trình trải nghiệm của phụ huynh, học viên. Kịch bản tổng đài AI phải được thiết kế sao cho phù hợp với mục đích của cơ sở giáo dục và các yêu cầu của học sinh và phụ huynh.
Trong quá trình xây dựng kịch bản tổng đài AI, cần xem xét các yếu tố sau đây:
- Tính tổng quan: Kịch bản tổng đài AI nên bao gồm đầy đủ các thông tin tuyển sinh cần thiết của cơ sở giáo dục để trả lời cho các câu hỏi của học sinh và phụ huynh, như mô tả ngành, mức độ khó, điểm chuẩn, chính sách học bổng…
- Tính tương tác: Kịch bản phải được thiết kế để tương tác một cách thông minh và tự nhiên giữa người dùng và tổng đài AI. Nên cải thiện chất lượng giọng nói, cơ chế xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tổng đài tự động phân tích câu hỏi và trả lời.
- Tính linh hoạt: Kịch bản tổng đài AI nên có khả năng linh hoạt để cập nhật thông tin mới nhất và thích nghi với thay đổi về yêu cầu của người dùng.
- Tính toàn diện: Kịch bản nên đảm bảo cung cấp thông tin tuyển sinh chi tiết và đa dạng để hỗ trợ cho học sinh và phụ huynh một cách đầy đủ nhất.
- Tính tối ưu: Kịch bản phải được thiết kế tối ưu để giảm thiểu thời gian tương tác và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
- Tính khả thi: Kịch bản nên được thiết kế và triển khai một cách khả thi, với sự hỗ trợ kỹ thuật và đảm bảo tính ổn định cho tổng đài AI.
Tóm lại, xây dựng kịch bản tổng đài AI tối ưu là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về mục đích, yêu cầu và hệ thống của cơ sở giáo dục. Nếu được xây dựng tốt, kịch bản tổng đài AI sẽ mang lại hiệu quả tối đa, tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho học sinh và phụ huynh.
Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) và hệ thống Dữ liệu lớn (Big Data) đa lĩnh vực, VinBase Callbot có khả năng cung cấp thư viện giọng nói đa dạng (gần 25000 giọng) cùng 100+ kịch bản mẫu sẵn sàng triển khai. Các cơ sở giáo dục có thể tham khảo kịch bản VinBase Callbot tuyển sinh tại đây.
Ví dụ kịch bản tuyển sinh mẫu của VinBase Callbot
2.3. Theo dõi và cải thiện chất lượng tổng đài AI
Sau khi đưa vào triển khai, tổng đài AI tuyển sinh cần được tiếp tục theo dõi và cải thiện chất lượng nhằm hoạt động một cách hiệu quả và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
Để đạt được điều này, cần xây dựng các tiêu chí đánh giá và đo lường hiệu quả của tổng đài AI, bao gồm:
- Tỷ lệ phản hồi: Tỷ lệ phản hồi là tỷ lệ giữa số lần học sinh và phụ huynh liên hệ với tổng đài và số lần mà tổng đài trả lời được các câu hỏi của họ. Đánh giá và cải thiện tỷ lệ phản hồi sẽ giúp tăng khả năng kết nối và tương tác giữa tổng đài và người dùng.
- Tốc độ phản hồi: Tốc độ phản hồi đo thời gian giữa khi người dùng gọi đến tổng đài và khi họ nhận được câu trả lời. Tăng tốc độ phản hồi sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của người dùng và tăng tính đáng tin cậy của tổng đài.
- Chất lượng âm thanh: Chất lượng âm thanh của tổng đài phải được đánh giá và cải thiện để đảm bảo rằng người dùng có trải nghiệm nghe dễ chịu và không bị gián đoạn.
- Sự hài lòng của người dùng: Việc đánh giá sự hài lòng của người dùng đối với tổng đài AI sẽ giúp các cơ sở giáo dục lên kế hoạch cải thiện trải nghiệm người dùng và nâng cao độ tin cậy của hệ thống.
Các cơ sở giáo dục cần tiếp tục theo dõi chỉ số về hiệu quả của tổng đài AI trong thực tế
Tóm lại, để cải thiện chất lượng tổng đài AI tuyển sinh, cơ sở giáo dục cần thường xuyên theo dõi và đánh giá các tiêu chí đánh giá để có thể cải thiện một cách liên tục và tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng. Chỉ một tổng đài AI chất lượng mới có thể giúp cơ sở giáo dục thu hút được nhiều học sinh và phụ huynh hơn, đồng thời nâng cao hình ảnh và uy tín của trường.
3. Một số lưu ý khi ứng dụng tổng đài AI tuyển sinh
Khi ứng dụng tổng đài AI tuyển sinh, có một số lưu ý quan trọng mà cơ sở giáo dục cần nắm được để đảm bảo hiệu quả và tránh những sai lầm không mong muốn.
Trước tiên, không nên thay thế hoàn toàn đội ngũ tư vấn viên hoặc chuyên gia tư vấn tuyển sinh bằng tổng đài AI. Thay vào đó, cần đào tạo đội ngũ nhân sự biết cách sử dụng công nghệ hiệu quả và xây dựng luồng làm việc, tương tác giữa người lao động và hệ thống.
Thứ hai, đảm bảo mức độ đáp ứng của hệ thống cơ sở hạ tầng. Cần đảm bảo hệ thống mạng LAN và WAN hoạt động ổn định và tổng đài phải được đặt trong một nơi có kết nối Internet tốt.
Thứ ba, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Nhà cung cấp không chỉ nên là một đơn vị mạnh về công nghệ mà còn cần hiểu biết sâu sắc về các bài toán tuyển sinh và sở hữu đội ngũ chuyên gia tư vấn dày dạn kinh nghiệm.
Tóm lại, ứng dụng tổng đài AI giúp gia tăng số lượng và chất lượng tuyển sinh. Tuy nhiên, để đạt được điều này, cần lưu ý các yếu tố như đào tạo đội ngũ, đảm bảo hạ tầng và lựa chọn đúng nhà cung cấp để tối ưu hóa hiệu quả của tổng đài AI tuyển sinh.
Kết luận
Tổng đài AI là chìa khóa giúp các cơ sở giáo dục tháo gỡ khó khăn trong việc tiếp cận phụ huynh, học sinh, đảm bảo chỉ tiêu tuyển sinh và nâng cao thương hiệu, vị trí trong ngành. Để triển khai tổng đài AI tuyển sinh hiệu quả, các cơ sở giáo dục cần lựa chọn được giải pháp công nghệ thông minh, xây dựng luồng kịch bản tối ưu và thường xuyên theo dõi, đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống.
Lưu ý, không nên thay thế toàn bộ đội ngũ tư vấn viên bằng tổng đài AI. Cần tiếp tục duy trì, đào tạo nhân sự biết ứng dụng công nghệ hiệu quả trong công việc. Ngoài ra, hãy đảm bảo hệ thống cơ sở hạ tầng có thể đáp ứng yêu cầu triển khai tổng đài AI. Đặc biệt, nên lựa chọn những đơn vị cung cấp vừa mạnh về xây dựng giải pháp công nghệ, vừa sở hữu chuyên gia dày dặn kinh nghiệm và am hiểu về ngành giáo dục.
Giải pháp VinBase Callbot do VinBigData cung cấp có thể hỗ trợ các tổ chức giáo dục giải quyết nhiều bài toán trong quá trình kết nối và chăm sóc học viên. VinBase Callbot giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình từ liên hệ học viên, tư vấn tuyển sinh đến quản lý thông tin, từ đó mang đến cho người dùng chất lượng dịch vụ giáo dục đẳng cấp, uy tín.
Liên hệ ngay với VinBigData để được tư vấn:
- Fanpage: VinBigdata
- LinkedIn: VinBigData
- Email: info@vinbigdata.com
- Hotline: (024) 3 208 8208
